الشئون الإدارية والمالية

• الإتصال بالجهات العلمية المختلفة والمحاضرين والمشاركين في الندوات والملتقيات وكل الجهات ذات العلاقة بأنشطة الأكاديمية.

• أعمال الإتصال اللازمة لخدمة الدارسين .

• أعمال العلاقات العامة والمراسم الخاصة بالأكاديمية .

• التنسيق مع إدارات الأكاديمية المختلفة لتنفيذ البرامج .

• تهيئة وتحضير المساعدات الاضافية وإدارة قاعات الدراسات والمحاضرات وغرف التمارين المختلفة وأعمال اللقاءات المنتديات .

• تسجيل وتوثيق الأنشطة المختلفة بالأكاديمية.

• تسجيل وقائع الاجتماعات وحفظ وثائق ومتابعة مقررات اجتماعات المجالس المختلفة وكل أعمال السكرتارية الخاصة بها.

• إجراء الإتصالات اللازمة بالجهات العلمية المختلفة والمحاضرين والمشاركين لتنفيذ برامج وأنشطة الأكاديمية الدراسية والتدريبية والعلمية بالجودة المطلوبة في الزمن المحدد .

• إستلام بيانات وتفاصيل النشاط المعني من جهة الإختصاص قبل (21) يوم من تاريخ تنفيذه وإرسال تأكيد بمشاركة المعنيين بالأمر قبل (24) ساعة .

• إعداد نماذج المكاتبات والسيرة الذاتية لأغراض الإتصال المختلفة .

• إعداد وإدامة وحفظ وإدارة السجلات والعُهد .

• الإشراف على ترحيل المحاضرين والمشاركين في تنفيذ برامج وأنشطة الأكاديمية الدراسية المختلفة .

• الإدارة والإشراف على أماكن اللقاءات والأنشطة المختلفة ( الإحتفالات ، التخريج ، الندوات العامة ... الخ ) .

• الإشراف على إجراءات في حالات السفر داخل وخارج القطر .

• الإشراف على ترتيب الزيارات بالتنسيق مع جهات الإختصاص .

• الإشراف على مراسم مدير ونائب الأكاديمية .

• التنسيق بين منسقي البرامج والإدارات المختلفة في سبيل التحضير لتنفيذ البرامج والأنشطة التدريبية والدراسية والعلمية للأكاديمية .

• الإشراف المباشر على القاعات الدراسية وإدارة الوسائل الإيضاحية المساعدة .

• تحضير المتطلبات الخاصة بكل محاضر أو مشارك لتنفيذ ما ورد في نموذج الموافقة .. ويشمل ( الوسائل الإيضاحية ، طباعة وتصوير وتغليف المذكرات الدراسية ، تصميم العروض الإيضاحية ... الخ ) .

• تنسيق مواعيد برامج وأنشطة الأكاديمية المختلفة بين الجهات ذات الصلة ، بما يمنع التضارب في أزمان الأنشطة العلمية والأكاديمية .

• التوثيق الإعلامي لبرامج وأنشطة الأكاديمية المختلفة داخل قاعات المحاضرات ( صوتي ، فيديو ، فوتوغرافي ) وتسليمها للإدارة المختصة ( إدارة التوثيق والنشر ) اسبوعياً .

• إستقبال وضيافة المحاضرين والمشاركين .

• إستقبال الدارسين بعد إكمال إجراءات التسجيل .

• التنسيق مع المسجل الأكاديمي لتنظيم وإعداد سجل الأرقام الرمزية للدارسين .

• إستلام وتيليم المخصصات المالية للمحاضرين المشاركين في تنفيذ الأنشطة والبرامج الدراسية والعلمية اسبوعياً من القسم المالي بموجب البرنامج الصادر من جهة الإختصاص .

• المسئول عن نشاط العلاقات العامة والإعلام والمراسم بالأكاديمية .

• المسئول عن تنظيم وإدارة عمليات إرسال وإستقبال التهاني والمباركات والمجاملات والمهاداة والتعازي من وإلى الأكاديمية .

• متابعة الرأي العام حول الأكاديمية ورفعه للمدير .

• الإشراف على الترويج الإعلامي لنشاط الأكاديمية عبر وسائل الإعلام المختلفة بالداخل والخارج .

• التنسيق مع إدارة التوثيق والنشر لتصميم وصياغة مطبوعات وكتيبات ومطبقات وأفلام واسطوانات عن أنشطة وبرامج الأكاديمية وأهدافها .

• إعداد وتصميم وتجهيز هدايا وكروت التهاني والمعايدة .

• المسئول عن التغطية الإعلامية لنشاطات الأكاديمية ( غير مسئول عن التوثيق الإعلامي داخل القاعات الدراسية ) .